Vada Varia, nr. 3 2008

 

 

Over Ledenmutaties en onjuistheden in deze rubriek

 

door Peter Burghouts

 

De in iedere VADA-Varia verschijnende overzichtjes van mutaties in de ledenbestanden zullen niet zo vaak gelezen worden. Nee, het is niet zo dat bij het uitkomen van een nieuwe aflevering van de VADA-Varia “het ledendom zich massaal en onder luid hoerageroep stort op de opsomming van namen en adressen die in deze rubriek te lezen is”. Gelukkig maar; wat dit punt betreft tamelijk normale mensen, die VADA leden. Hoewel het formele hoofdproduct natuurlijk van ouds her bestaat uit ‘informatie aan leden’, is in de praktijk het bijproduct, de periodieke controle en actualisering van de ledenbestanden, van groot belang. Logisch. Je moet dat  ledenbestand op orde hebben. Zeker ook op het moment dat er zo’n kleine 600 VADA-Varia’s worden verstuurd en daarvoor etiketten moeten worden geprint. Daarom vindt, vóór de ‘sluitingsdatum kopij’ voor een nieuwe VADA-Varia, altijd een communicatieronde plaats tussen afdelingssecretarissen (of penningmeesters) en ondergetekende.

 

Het komt voor dat in deze rubriek fouten staan. Daarvoor excuses. Mede namens de bij deze klus betrokkenen; de secretarissen en/of penningmeesters of havencommissaris. En natuurlijk ook namens léden die hun afzegging of melding misschien wat rommelig gedaan hebben.

Het actueel en correct houden van de ledenadministratie is een proces dat niet zozeer moeilijk is maar wel ruimschoots mogelijkheden biedt fouten te maken. Om een paar dingen te noemen: de (aspirant) leden melden het een en ander niet altijd op dezelfde manier via de standaard formulieren, het aanvankelijk beoogde lidmaatschap vindt niet altijd doorgang omdat bijvoorbeeld het aspirant lid bij afdeling haven de wachttijd voor een ligplaats te lang vindt en afhaakt, de formulieren soms niet volledig of onduidelijk zijn ingevuld en in het ene geval rechtstreeks naar de centrale ledenadministratie gestuurd worden maar soms ook naar de afdeling. Bij opzeggingen en verhuizingen hetzelfde: die gebeuren met een formulier maar ook per mail, brief of telefoon etc. Leden zijn soms lid van meerdere afdelingen en melden zich af bij één afdeling. En natuurlijk kunnen er zich in de communicatie tussen de afdelingen en de centrale ledenadministratie haperingen voordoen, een secretaris of penningmeester kan eens ziek zijn, een fout maken omdat haar of zijn hoofd er nu - per slot van rekening onbezoldigd vrijwilliger - niet helemaal naar staat. En, last but not least, natuurlijk ondergetekende die weer te zeer weg glijdt in grote-zeiltocht-herinneringen als hij aan VADA denkt en daardoor een record of cel in de database op de klippen laat lopen.

 

Natuurlijk wordt al langer gesproken over een professioneler lopende aanpak van de ledenadministratie al dan niet in combinatie met (financiële) software die het werk van met name de secretarissen en penningmeesters – allemaal vrijwilligers – kan verlichten. Door allerlei omstandigheden, het bestaan van 4 min of meer op eigen wijze functionerende afdelingen maar ook door de per definitie bestaande schaarste aan middelen, is dat er nog niet van gekomen. Een en ander is bij het bestuur in onderzoek. Wie weet! Maar álle heil mag daar natuurlijk ook niet van verwacht worden. Consumentenprogramma’s in de media laten tot vervelens toe de schaduwzijden van “professionele” automatiseringsellende zien. En we zijn een vereniging met sociale verbanden en gewoonten; geen onderneming. Een opzegging van een lidmaatschap of aanmelding daarvoor bij VADA mág wat anders lopen dan de digitale aanmelding voor een mobiel telefoonabonnement of beëindiging van een inboedelverzekering via het internet. Met deze gedachten in het achterhoofd moeten we nadenken over verbeteringen in het systeem. Het zal na de zomervakantie weer op de agenda staan.

 

Maar goed. Hoewel dit verhaal begon met relativering van het belang van de rubriek ledenmutaties in de VADA-Varia is toch het serieus nemen er van, het soms lezen van die rubriek, een steun in de rug: een reactie van de heer Hijnekamp die in VADA-Varia 1-2008 tot zijn schrik las geen lid meer te zijn van VADA en vervolgens vragen van kennissen kreeg daarover. Natuurlijk namens alle VADA-vrijwilligers die betrokken zijn bij ledengegevens de excuses voor deze fout. Het was de aanleiding voor dit bericht.

 

Denkt u er, als lid, aan om onjuistheden in dit mutatiebericht maar natuurlijk dingen als verhuizing, verandering van tel. nr. en e-mailadres (o.a. voor vergaderconvocaties en -stukken) etc. duidelijk door te geven? Nee hoor, niet alleen voor de nota’s; ook externe clubs als Watersportverbond en Roeibond en ons eigen bestuur moeten de juiste gegevens hebben. Ook zonde van het geld en vooral ergernis als post en mail niet aankomt of eventueel telefonisch contact niet meteen lukt omdat het nummer niet (meer) klopt.

 

Peter Burghouts.