Privacybeleid watersportvereniging VADA

 

Watersportvereniging VADA legt persoonsgegevens vast van leden en donateurs van de vereniging. Dit betreft naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoon, e-mail, IBAN, soort lid (hoofdlid, gezinslid, jeugdlid) en datum start lidmaatschap. Bij gezins- en jeugdleden kan een koppeling met een hoofdlid gelegd worden. De gegevens worden uitsluitend gebruikt binnen de vereniging, en worden niet aan derden verstrekt. Adres, telefoon en e-mailadres worden gebruikt voor communicatie met leden. De geboortedatum voor onderscheid tussen jeugdleden en volwassen leden, en voor de registratie bij KNWV en KNRB (om dezelfde reden). IBAN voor inning van contributie en andere verschuldigde bedragen. In de ledenadministratie wordt verder vastgelegd van welke afdeling(en) iemand lid is, en gegevens m.b.t. het bezit van boten en het gebruik van toegewezen ligplaatsen. In voorkomende gevallen wordt per lid ook aanvullende correspondentie in relatie tot het lidmaatschap of betalingen vastgelegd.

Daarnaast worden ten behoeve van de boekhouding gegevens van debiteuren en crediteuren vastgelegd, beperkt tot de gegevens noodzakelijk voor communicatie en incasso / betalingen per bank. 

Leden hebben via de website van watersportvereniging VADA toegang tot hun eigen gegevens (niet tot die van andere leden) en kunnen die gedeeltelijk zelf wijzigen.

Bij opzegging van het lidmaatschap c.q. beëindiging van het donateurschap kan een lid/donateur vragen de persoonsgegevens onmiddellijk te verwijderen, anders gebeurt dat na een kalenderjaar volgend op het jaar van beëindiging. Na opzegging worden de gegevens alleen nog gebruikt voor statistische doeleinden binnen de vereniging (zoals ledenverloop).

De gegevens van leden worden opgeslagen en beheerd in een beveiligde omgeving op internet (e-Captain). De gegevens worden binnen de EU opgeslagen. Een beperkt aantal functionarissen heeft toegang tot de ledenadministratie, per functionaris afhankelijk van het taakgebied.

Aan de ledenadministratie is ook de boekhouding gekoppeld.

Met de leverancier van e-Captain is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Het algemeen bestuur beslist over wie er al of niet toegang heeft. Van deze personen is een geheimhoudingsverklaring vastgelegd. Voor bepaalde functies is ook een VOG vereist. Het algemeen bestuur heeft een functionaris gegevensbescherming benoemd: Monica Krol.